AZ MPRSZ KRÍZISKOMMUNIKÁCIÓS TAGOZATÁNAK SZAKMAI AJÁNLÁSA A KORONAVÍRUSSAL KAPCSOLATOS VÁLSÁGKOMMUNIKÁCIÓS ÉS KRÍZISMENEDZSMENT-TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓAN


Magyarország Kormánya rendkívüli jogrendet hirdetett, veszélyhelyzet elrendeléséről döntött március 11-i ülésén. A Magyar Public Relations Szövetség Kríziskommunikációs Tagozatában dolgozó szakemberek felelősséget érezve a koronavírus-járvány kapcsán kialakult pandémiás helyzet kezelésében, a hazai szervezetek kommunikációjával és menedzsmentjével kapcsolatban az alábbi ajánlást teszik közzé és javasolják megfontolásra cégvezetők, vállalati kommunikációs specialisták számára.

1. Általános szervezetirányítási és belső kommunikációra vonatkozó javaslatok

1.1. Javasoljuk, hogy minden vállalat készítsen átfogó pandémiás intézkedési tervet, melyben világosan rögzítésre kerülnek a járvány terjedésének időszakára vonatkozó átmeneti
szabályok, prevenciós rendelkezések. A pandémiás terv tartalmazza a központi tájékoztatásra, a személyi higiéniára, az egészségvédelemre, a munkavállalók kül- és belföldi
üzleti utazásaira, a partnerekkel való kapcsolattartásra, valamint a belső kommunikációra vonatkozó, minden dolgozó számára kötelezően betartandó intézkedéseket.

1.2. Javasoljuk, hogy a szervezet vezetősége a munkatársak nyilvánossága előtt kötelezze
el magát a prevenció és infekciókontroll fontossága, valamint a dolgozók biztonságának védelme mellett és személyesen hívja fel a fi gyelmet az összehangolt pandémiás
intézkedési terv betartásának jelentőségére! Ennek formája lehet online videó vagy egy
felső vezetői aláírással hitelesített körlevél a dolgozóknak, amiben a cég menedzsmentje
nyomatékosítja minden érintett számára, hogy annak érdekében, hogy hazánk sikerrel
tudja elkerülni a tömeges megbetegedéseket, kötelező betartania mindenkinek a megfelelő higiéniai és kapcsolattartási szabályokat. A cég vezetősége követelje meg dolgozóitól
a hatóságokkal való együttműködést, különös tekintettel egy esetleges karantén fenntartására.

1.3. A hatékony krízisprevenció érdekében a gazdasági szempontok tudatos háttérbe szorításával minden munkahely bejáratánál, valamint központ helységeiben legyenek elérhetők maszkok, kézfertőtlenítők, továbbá – lehetőség szerint – a vállalatok vezetése széles
spektrumú multivitamin koncentrátumok szétosztását kezdeményezzék közvetlenül a
munkavállalóik számára.

1.4. Minden munkahely tegye lehetővé a gyengélkedők, tömegközlekedéssel utazók, veszélyeztetett célcsoportok (pl. idősebb munkavállalók, kisgyermekes szülők) otthonmaradását! A vezetőség a hatékony távmunkát szélessávú internet hozzáféréssel, telefon előfizetéssel, a belső hálózatok biztonságos használatával, valamint az online térben történő hatékony
munkaszervezéssel, adminisztrációval és kommunikációval biztosítsa. E speciális és ideiglenes működési formáról elengedhetetlen a partnereket, beszállítókat és egyéb érdekgazdákat teljes körűen tájékoztatni!

1.5. A szervezet összes hivatalos kommunikációs felületén, – lehetőleg megkülönböztető
formátumba és stílusba illesztve – tegye elérhetővé a koronavírussal kapcsolatos központi információkat (kórokozó, terjedés módja, lappangási idő, tünetek, regisztrált betegek száma, stb.), melynek hitelességét fokozott fi gyelemmel ellenőrizzék. A vírussal
kapcsolatos hírfolyamot célszerű meghatározott időközönként frissíteni, valamint felhívni a munkatársak fi gyelmét, hogy a koronavirus.gov.hu portálon széles körben tudnak
tájékozódni a járvány terjedésével kapcsolatban.

1.6. A kialakult krízishelyzet szükségessé, a rendelkezésre álló technológiai eszközök pedig
lehetővé teszik azt, hogy a munkavállalók elsősorban a digitális térben tartsák a kapcsolatot egymással. Az azonnali és hiteles tájékoztatás a hagyományos email-kapcsolaton
kívül történhet például üzenetküldő alkalmazások bevonásával. Hosszabb távollét esetén
a videókapcsolat létesítése nagyban javíthatja a kommunikáció közvetlenségét, személyességét és javíthatja az ügymenet hatékonyságát. Javasoljuk Skype for Business, Zoom,
Webex, Asana, SaaS és egyéb CRM rendszerek, valamint Google for Business programok
használatát szakmai egyeztetésre, munkaszervezésre és a cég szervereihez, szolgáltatásaihoz való távoli hozzáférés biztosítására. A céges belső hálózat és erőforrások elérése
érdekében elengedhetetlen, hogy megbízhatóan működő Virutális Magán Hálózat, vagyis
VPN-rendszer legyen kiépítve, az adatok tárolásakor pedig fontos nyomatékosítani, hogy
a dolgozók kizárólag csak a vállalat saját és megfelelően biztonságos felhőszolgáltatásait használhatják.

1.7. A pandémiás helyzetben még intenzívebben használt digitális csatornákra történő átállás csak és kizárólag akkor valósulhat meg, ha a vállalat vezetése meggyőződött arról,
hogy a munkavállalók megfelelően elsajátították a szükséges programok ismeretét. A
távmunkában dolgozók számára elengedhetetlen egyértelművé tenni a digitalis térben
történő munkavégzés és kommunikáció veszélyeit, illetve szabályait; amennyiben pedig
erre még nem került sor, úgy a cég központilag biztosítson minden munkavállaló számára belső online képzéseket.

1.8. A megváltozott munkakörülmények, fokozott hardver-használat miatt bármely technológiai eszköz (VPN, OneDrive, DropBox, SharePoint) meghibásodhat. Éppen ezért a vállalatok belső kommunikációs szakembereinek kulcsfontosságú feladata, hogy minden
munkavállalóhoz eljuttassák, hogy ilyenkor mi a szükséges teendő, valamint hogy a
munkaidő egésze alatt hagyományos telefonos szakmai segítséget, ellenőrzési lehetőséget biztosítsanak.

1.9. Tisztelettel kérjük a hazai vállalatokat, hogy a járvány időszakában is tartsák be a GDPR
adatvédelmi előírásait és a munkatársaik személyiségi jogait tiszteletben tartva szervezzék a cég központi kommunikációját.

2. Személyi higiéniára, egészségvédelemre vonatkozó javaslatok

Nyomatékosan javasoljuk, hogy minden vállalat fontolja meg az alábbi krízisprevenciós intézkedések azonnali hatályú bevezetését:

2.1. Munkavégzés közben kötelező a védőfelszerelés (például maszk) viselése. A szájmaszkokat, gumikesztyűket, prevencióhoz elengedhetetlen vitaminokat a vállalatok saját költségvetésből fedezik, biztosítják nagy darabszámban és pótolják.

2.2. Egységesen, mindenféle különbségtételi szempont érvényesítése nélkül határozatlan
időre az összes munkahelyi rendezvény, céges tréning, nagy létszámú személyes megbeszélés elhalasztásra kerül.

2.3. Minden, az üzem / irodaház területére belépő személy köteles fertőtleníteni a kezét a portán kihelyezett kézfertőtlenítő helyeken, valamint aláírni egy felelősségvállaló nyilatkozatot
azzal kapcsolatban, hogy nem tartózkodott külföldön az elmúlt időszakban és tudta szerint
nem érintkezett koronavírusos beteggel.

2.4. A kézfogás, testi kontaktus teljességgel kerülendő, személyes találkozó alkalmával lehetőség szerint minimum 1 méter távolság tartandó!

2.5. A közösségi helyiségekben, illetve azon helyiségekben, ahol jelentős számban fordulnak
meg külső partnerek (például porta, pénzügyi osztály, pénztár, raktár, labor, büfé stb.),
napi többszöri takarítást, fertőtlenítést, ablakon keresztüli szellőztetést célszerű biztosítani!

2.6. A vállalatvezetés követelje meg az üzem / irodaház területén tartózkodók napi többszöri
alapos kézmosását, kézfertőtlenítését, fokozott higiéniai elővigyázatosságát. Köhögés,
tüsszentés esetén minden esetben zsebkendőt tartson a szája elé, amelyet használat
után dobjon ki a kijelölt szemétgyűjtőbe. Ezen intézkedések és szabályok támogatására
építsen belső kommunikációs kampányt is.

2.7. A cégek megemelt nyitvatartási idővel és létszámban biztosítsanak munkaidőben mindenki számára elérhető, megfelelően felkészült üzemorvost és felszerelt átmeneti rendelőt az adott vállalat összes telephelyén.

2.8. Köhögés, láz esetén a munkavállaló maradjon otthon és maradéktalanul értesítse háziorvosát! Minden dolgozó haladéktalanul köteles tájékoztatni munkáltatóját, amennyiben
környezetében koronavírussal fertőzött megbetegedés történik, vagy hatósági házi karantént rendelnek el! Minden munkavállaló haladéktalanul köteles bejelenteni, ha ő vagy
közvetlen családtagja külföldre kíván utazni vagy onnan érkezik haza. Azok a dolgozók,
akik koronavírussal fertőzött, vagy olyan régióban jártak, amely karantén alá vont terület,
visszaérkezésük után 14 napig kerüljenek házi karanténba.

3. Külső partnerekkel történő kapcsolattartásra vonatkozó javaslatok

3.1. Belépéskor minden külső partnernek kötelező egészségügyi nyilatkozatot kitölteni és
azt aláírásával hitelesíteni, melynek hiányában senki nem léphet be a vállalat területére.
Mindenki, aki belép az üzem területére, csak azon a helyen tartózkodhat, ami jövetelének
elsődleges célja. Minden külső partner csak a cég munkavállalójának kíséretében léphet
be az üzem/ irodaház területére.

3.2. A koronavírus-járvány idejére célszerű felfüggeszteni minden külföldi üzleti utat, továbbképzéseken, konferenciákon, oktatásokon való részvételt, valamint a pusztán protokolláris látogatásokat, partnertalálkozókat is.

3.3. A külső partnerekkel történő személyes kapcsolattartás kizárólag arra korlátozódjon,
amit az adott munkakör jellege indokol (például hatósági ellenőrzések, karbantartási
munkák, áruszállítás, rendszerkiépítés, stb.). Minden más kapcsolattartás és ügyintézés
telefonon, elektronikus levelezés formájában történjen.

3.4. A távmunkából nem végezhető munkakörökben dolgozók, – például áruszállítók, csomagküldő futárok, postások, takarítószemélyzet tagjai – kizárólag ott tartózkodjanak és
kizárólag annyi időre, ami feladatuk elvégzéséhez feltétlenül szükséges. A csomagküldő
fuvarozók, ételkiszállítók látogatását célszerű korlátozni és minimálisra szorítani.

3.5. A fuvarozást végző vállalkozásoknak célszerű folyamatosan frissített nyilatkozatot kiadni
arról, hogy a szállítást végző sofőr az elmúlt 14 napban járt-e olyan régióban, amely koronavírussal fertőzött vagy karantén alá vont terület.

3.6. Az üzletmenet hatékonyságának és folyamatosságának biztosítása érdekében a cég külső partnereinek és beszállítóinak megnyugtatása, rendszeres tájékoztatása, problémáik
felmérése elengedhetetlen. Mivel a 21. század üzleti és szervezeti kultúrája a közvetlen emberi kapcsolatokra épül, így a kialakult válsághelyzetben a külső kommunikáció
legfontosabb feladata a korábban kiépített bizalom megtartása. Most, hogy a szociális
kapcsolatokat át kell terelni a digitális térbe, a vállalatvezetőknek célszerű mihamarabb
olyan technológiai, munkaszervezési és kommunikációs megoldást keresni, amelynek
használata az együttműködő partnerek számára komfortos és elfogadható.

4. Válságkommunikációra és krízismenedzsmentre vonatkozó javaslatok

4.1. Javasoljuk, hogy minden cégnél legyen egy naprakész, rendszeres időközönként egyeztető válságstáb, – kvázi céges “operatív törzs”, – aki a helyzet részletes ismeretének fényében azonnali hatállyal tud döntéseket hozni és intézkedéseket bevezetni. A kommunikációs vezető és a vállalat legfőbb döntéshozója mellett célszerű, hogy a válságstáb
tagja legyen az üzemorvos, IT szakemberek, valamint egy HR-es és egy munkajogász,
aki tudja például, hogy milyen juttatások járnak önkéntes, illetve kötelező karantén esetére, valamint, hogy pontosan mit lehet elvárni egy dolgozótól, adott esetben pedig mire
kötelezhető.

4.2. Érdemes kríziskommunikációs tervet kidolgozni, amelyben szabályzásra kerül a vállalat
hatóságokkal és médiával való kommunikációja. A terv tartalmazza a főbb nyilatkozati
és magatartási szabályokat is, például, hogy ki nyilatkozhat és miről, illetve, hogy mely
munkakörökben dolgozók kötelesek elzárkózni a nyilvános megszólalástól.

4.3. Javasoljuk, hogy a vállalatvezetők allokáljanak jól elkülönített büdzsét az összehangolt
pandémiás intézkedési terv gyakorlati implementálása, a veszélyeztetett dogozói csoportok támogatása, a szükséges prevenciós eszközök beszerzése, az általános tűz, katasztrófa és polgárvédelmi ismeretek átadása, valamint a szóvivők, kommunikációs szakemberek és menedzserek képzése érdekében.

4.4. Mivel krízishelyzetben kiemelten fontos az átláthatóság, ezért érdemes előre tervezetten, meghatározott ütemterv mentén, a cég összes hivatalos felületén összehangoltan
és következetesen kommunikálni mind a munkavállalókkal, mind a külső érdekgazdai
csoportokkal.

4.5. A hivatalos vállalati kommunikáció során kiemelten fontos megnyugtatásra és az objektivitásra való törekvés, valamint a tényszerű közlés. Az álhírek, spekulációk, félrevezető információk terjedésének megakadályozása érdekében elengedhetetlen kerülni a pánikkeltő,
érzelemgazdag megfogalmazásokat.

4.6. Különösen fontosnak tartjuk, hogy összefogjon az ország, éppen ezért tisztelettel kérjük a cégvezetőket, hogy osszák meg a prevencióval, munkaszervezéssel kapcsolatban
bevezetett legjobb vállalati gyakorlataikat a sajtón és közösségi médián keresztül! Felkérjük a szervezeteket, hogy mutassanak példát a felelősségvállalásban; oktatófi lmek,
társadalmi célú reklámok, dolgozói kezdeményezések támogatásával népszerűsítsék a
személyes higiéniát, média- és egészségtudatosságot fejlesztő, valamint járványprevenciós üzeneteket!

4.7. Végezetül felhívjuk a figyelmet, hogy jelen helyzetben különösen fontos, hogy felkészült,
etikus szakemberek irányítsák a kommunikációs, szervezetfejlesztési és folyamatoptimalizálási feladatokat; olyanok, akik elkötelezettek az emberek egészségnek védelme, a
fenntartható fejlődés és társadalmi felelősségvállalás mellett.

A szakmai ajánlást a Magyar Public Relations Szövetségben dolgozó, évtizedes piaci tapasztalatokkal rendelkező vállalati kommunikációs, marketing és menedzsment tanácsadók észrevételei alapján készítette Dr. Pintér Dániel Gergő, a Media 2.0 Communications alapítója és az MPRSZ Kríziskommunikációs Tagozatának elnöke, valamint Vas Dóra, a Mátrix PR kríziskommunikációs szaktanácsadója és az MPRSZ Etikai Bizottságának elnöke.

2020. március 16. Budapest

A Magyar Public Relations Szövetség Kríziskommunikációs Tagozata

A tagozat célja, hogy a hazai válságmenedzserek és PR szakértők számára olyan mértékadó
fórumot teremtsen, ahol a kapcsolatépítés mellett lehetőség nyílik az aktuális trendek megvitatására, a legjobb nemzetközi gyakorlatok átültetésére, valamint piaci és kutatási projektek kidolgozására is. A tagozat további feladata, hogy iránymutatásokkal, hivatalos állásfoglalásokkal
és módszertanfejlesztő javaslatokkal járuljon hozzá a terület magas színvonalú képviseletéhez;
az MPRSZ által szervezett konferenciák és a szövetség gondozásában megjelent kiadványok
pedig a kríziskommunikációs szakma társadalmi elismertségének növelését célozzák.

Magyar Public Relations Szövetség (MPRSZ)

A magyarországi PR szakma érdekképviseleti, szakmafejlesztő és szolgáltató szerve.
A szövetség 1990-ben alakult, közel 100 tagja között szabadúszók, ügynökségi munkatársak,
vállalati kommunikációs csapatok, valamint egyetemi oktatók és társadalomkutatók is megtalálhatók.

Az MPRSZ a PR-szakemberek érdekvédelmét nemzetközi szinten ellátó, a közönségkapcsolati
munka elismertségének növelésén munkálkodó szervezet.
Tagjai és elnöksége kiállnak a fenntartható fejlődés, az üzleti etika és a társadalmi felelősségvállalás fontossága mellett, tevékenységük során pedig törekednek rá, hogy az együttműködésre törekvő, transzparens kommunikáció a versenypiaci gyakorlatban is megvalósuljon.

Az MPRSZ határozottan fellép az ezeket az irányelveket korlátozó intézkedések ellen és szakmai
rendezvényekkel, állásfoglalásokkal, képzésekkel, illetve kiadványokkal támogatja a public relations területe iránt érdeklődők fejlődését.

Az MPRSZ szakmai munkáját tagozatok (Employer Branding-, Kríziskommunikációs-, Digitális-, és Public Aff airs tagozat), valamint Etikai Bizottság segíti.
A szövetség a PR Excellence Hungary és az Employer Branding Award elnevezésű nívós szakmai elismerések hivatalos odaítélője.
Az MPRSZ az International Communication Consultancy Organisation (ICCO) tagja, valamint
stratégiai partnere a Chartered Institute of Public Relations (CIPR) és az International PR Association (IPRA) szervezeteknek is.

Szerkesztők:
Dr Pintér Dániel Gergő, Vas Dóra

Kríziskommunikációs tagozat


Kiadja: Magyar Public Relations Szövetség Elnök: Sztaniszláv András
www.mprsz.hu
www.facebook.com/mprsz
www.linkedin.com/company/hupra 7.